各有关单位：

根据上级有关文件精神和我校实际情况，对于我校教职员工出国（境）参加国际学术（地区）会议（以下简称“学术会议”）作以下通知。

1、严格遵守计划管理。拟参加学术会议的人员，应根据我处（室）通知申报，经审核后列入年度出国（境）计划。当年计划申报时间一般为上一年的12月，请及时关注我处（室）通知。考虑到会议安排有一定的滞后性，当年6月可根据情况补报一次。除了入职时间错过了报送计划等极特殊情况外，对于未列入计划人员不予办理相关手续。

2、规范参会计划的审核。对于报送的参会计划，我处（室）将组织进行审核，鼓励参加所属学科有重要影响的、连续举办多届的、外宾参会数量多、学术层次高的、我校受邀做主旨报告的会议，以及我校承办或参与承办的会议。慎重参加在国外名胜景区举办的会议。避免参加主题过杂过乱、参加外宾数量少、层次低的会议。杜绝参加举办主体不明、有违国家政策，甚至非法的会议。我处（室）将及时向各单位反馈审核结果。

3、控制同一会议的参会人数。参加同一学术会议的我校总人数一般最多不超过4人，且应有含有参会人员署名的邀请函或录用函。在填写《福建工程学院因公临时出国（境）审批表》时请附上该论文情况。

4、适当掌握参会频次。请学科学术带头人适当掌握本人及团队的参加会议频率和次数，力争学术骨干既保障有足够的学术交流和合作，又保障人员潜心做好科研和教学工作。对于近2年在科研产出较一般的人员，应做出适当限制。我处（室）也将参照到这一点进行计划审核。

5、明确经费来源。申请人应明确写明经费出处，同时确认该经费编列的预算中有国际（地区）交流费用、该费用剩余额度足够、与预算编列依据一致。

6、规范参会成果管理。参会返校后，应在3周内向我处（室）提交参会书面报告（含电子版）及其他相关会议资料，以作存档。该报告格式请在国际交流处网站下载。如未报送成果将对下一年度的计划进行一定的限制。

7、优化管理服务。我处（室）努力为参加学术会议提供良好服务，同时也由于审批手续较严，用时较长，也请参会人员按照如下要求提交材料，以免出现环节受阻等情况。

（1）请提前2个月向我处（室）提交相关申请材料。

（2）我校因公临时出国（境）申请材料包括：《福建工程学院因公临时出国（境）审批表》、邀请函及翻译件、因公出国(境)信息公示、《因公临时出国（境）任务和预算审核意见表》、《因公临时出国人员备案表》或《因公临时赴港澳人员备案表》或《因公临时赴台人员备案表》。如上材料可由国际交流处/港澳台办公室中文网站下载。

（3）按照表格要求认真填写，力求翔实完整，避免反复。

本通知自发布之日起施行，如今后执行中上级颁布新文件或规定与本通知不一致之处，以上级文件和规定为准。

1-校级-关于对我校教职员工出国（境）参加国际学术(地区)会议管理的通知-闽工院外(2017)1号-福建工程学院-2017.10.17.doc