校级-福建工程学院会议管理暂行办法-闽工院综(2018)10号

发布时间:2018-06-27浏览次数:165

第一章  总则

第一条为深入贯彻落实中央八项规定精神和省委实施办法,规范会议的组织和管理,提高会议的质量和效率,切实精简会议,改进会风,结合学校实际,特制定本办法。

第二条本办法适用于以学校名义举办或承办的各类会议。主要包括:工作例会(如党委常委会、校长办公会等)、各类代表会议(如党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等)、年度性会议(如全面从严治党工作会议、思想政治工作会议、教学工作会议、科研工作会议、财务工作会议、开学典礼、毕业典礼、运动会等)、专项工作会议(如部署会、协调会、座谈会、培训会等)、纪念(庆祝、表彰)性会议、学术会议、学术讲座(含专题报告)、接待会议等。  

第三条  学校办公室是学校会议的归口管理部门,负责会议的审批、指导、统筹协调和有关会务等工作。

第二章  办会原则

第四条  举办各类会议应遵循以下原则:

(一)精简。提倡主题相近、内容相关、出席范围相似的会议合并召开。多开小范围研究解决问题的专题会、座谈会、领导小组工作会议。

(二)节约。会议经费严格按照《福建工程学院会议费管理暂行办法》(闽工院财〔20173号)要求执行。

格遵守有关廉政建设的各项规定,按照从严、务实、节俭原则安排会议。尽量压缩会期,减少与会人员,不安排与会议内容无关的参观、考察活动。会场不摆放鲜花、不提供水果、餐点。加强对会议经费使用情况的监督检查。

  1. 高效。严肃会纪会风,简化会议议程,做好会前准备,讲话和发言做到言之有物、言之有理,力戒空话、套话。

(四)规范。强化会议计划,凡需校领导出席的会议,主办单位应提前(一般为每周四)向学校办公室申请列入学校下周会议计划安排表。未列入周安排表的,原则上学校办公室不予安排。专门会议按照“谁分管、谁出席”的原则确定出席领导和与会人员。

第三章  会议审批

第五条以学校名义举办(含主办、承办)的国内会议,由举办单位提交书面申请、会议预算表,由分管校领导审定,报党委书记或校长批准,学校办公室备案;以校内各二级单位、各类科研项目(课题)组名义举办(含主办、承办)的国内会议,由举办单位提交书面申请、会议预算表,所在单位行政负责人审定,报分管校领导审批,学校办公室备案;在国内举办(含主办、承办)国际会议,参照国际交流处和科研处相关规定执行。会议申请提交后,审批部门应根据相关规定秉承快速、及时、简洁办理原则,尽快予以审批,对于一般性会议原则上接到办会申请后1个工作日内给出审批意见,对于大型或需沟通协调多部门意见的会议在3个工作日内作出审批。

第六条  全校性会议或重大活动,由主办单位报请分管校领导同意后,及时将会议具体信息报送学校办公室统筹安排。

第七条学校举办的“自然科学类”学术报告、讲座,主办单位应报科研处审批。“哲学、社会科学类”学术报告、讲座需由宣传部会签,科研处审批。报告人为境外人员的,还需通过国际交流处(港澳台办)审核方可举办,具体可参照《福建工程学院学术讲座管理实施细则》。

第八条  学校举办的“自然科学类”学术会议,主办单位应报科研处审核后,报分管校领导批准。“哲学、社会科学类”的学术会议需由宣传部、科研处会签后,报分管校领导批准。会议来宾涉及境外人员的,还需通过国际交流处(港澳台办)的审核,再报分管领导审批。

第九条确因特殊情况,需由校领导主持召开的全校性临时会议(如临时传达上级紧急通知、部署紧急工作等),由主办单位请示分管校领导同意后召开,并事前向学校党政主要领导报告。

第四章  会议组织

第十条严格控制会议会期。除特殊情况报经批准外,国内会议会期原则上不得超过2天,会议报到和离会时间合计不得超过1天。

第十一条严格限定参会人员数量,控制会议规模。除特殊情况报经批准外,会议一般不得超过300人。其中,工作人员控制在代表人数的10%以内。

第十二条  会议地点应当优先选择学校内部会议场所。校内不具备举办条件或上级主管部门明确举办地点确需在校外的,应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点,国内会议原则安排在四星级(含)以下宾馆。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。根据业务需要,确需到外省市项目相关地召开的鉴定会、验收会等业务会议,需经业务主管部门批准。

第十三条  校领导召开的涉及多个单位、部门的部署性会议或重大活动,各主办单位须在每周五公布“周会议安排表”的前一天报告学校办公室,列入会表。各单位提交会议信息内容包括:时间、地点、会议内容、出席对象、主办单位、分管领导等。原则上接待会议、调研会议、学术报告、论坛、讲座不列入“周会议安排表”,主办单位可通过OA系统,向办公室申请会议场所。校内各学院(部)、各部门自行安排的会议如与学校会议安排发生冲突,应按照小会服从大会、局部服从整体的原则,及时做好调整。

第十四条  学校各类会议均按照“谁申请,谁负责”的原则,由申请单位主办。学校重要会议、重大活动根据会议需要,相关职能部门协办,共同做好会议相关工作。

(一)主办部门主要任务

会议的组织协调、代拟出席会议校领导讲话稿、文字材料起草、座位安排、签到、会议记录、宣传报道,联系物业人员做好会场布置及多媒体播放等准备工作,落实会议召开时间、地点和参会范围,提前邀请与会领导和嘉宾,及时通知参会人员。到会情况须进行记录以备查。

(二)协办部门主要任务

学校办公室协助做好校领导讲话稿的审核、主席台就座人员名单及座次安排、校领导出席会议协调安排。

宣传部负责做好会议摄影工作,协助主办部门做好会场及周边的氛围营造,宣传报道审核、公布等工作。

保卫处负责做好会场内外的安全保卫工作。

后勤管理处负责做好会议用电等保障工作。

网络中心负责协助学校办公室做好同步视频、会议室多媒体设备的调试和使用等工作。

第十五条  党委常委会、校长办公会,由学校办公室按照相应议事规则组织实施,原则上每周召开一次。

第十六条  各专项工作领导小组和专项工作委员会召开会议,由领导小组或专项工作委员会下设办公室具体负责通知参加会议人员和承担会务工作。会议应由主要职能部门负责会议记录和纪要整理,会议纪要经校领导签发后公布执行或发至相关部门备忘存查,并提交学校办公室备案。

第十七条  会议主办单位应安排专人做好会议记录,必要时要整理形成会议纪要。全校性重要会议、各类代表会议、高规格的学术性会议、接待上级领导和重要专家的座谈会等,主办单位要视需要安排专人,形成文字、音频、影像等会议资料,并及时将全套会议材料整理后送学校档案馆归档。

第五章  会议纪律

第十八条严肃会议纪律。实行会议签到、请假制度,严格会议考勤。对涉及学校重要决策性或需投票表决的(如党委全委会、教代会暨工代会、学位委员会、党委常委会、校长办公会等)会议,参会人员一般不允许请假或请人替会。如遇出差期间或确因特殊情况不能参会的,须向校领导请假,并填写《福建工程学院重要会议活动请假单》,提交主办部门备案。要求部门、单位主要负责人参加的会议,主要负责人请假经批准后需安排部门、单位副职代为参会,不得擅自安排一般工作人员替会,且替会人员会后务必要及时全面传达会议精神,因没有及时传达会议精神而对工作造成影响的,同时追究应参会人员和替会人员责任。

校办公室负责在一定范围内公开会议出勤情况,参会出席情况作为确定年度考核结果的重要依据之一。

第十九条参会人员要提前10分钟到会签到,按照指定区域就座。会议期间,保持良好的精神状态,集中精力开好会议。要自觉维护会场秩序,关闭通讯工具或调至静音状态,不得在会场随意走动或长时间滞留会场外,不做与会议无关的事情。

第二十条参会人员对会议中应予保密的事项或不宜公开的事项以及会议讨论过程中的不同意见等须严格遵守保密规定,任何个人未经允许,不得擅自对外公开。要妥善保管会议文件材料,需要退回的要及时退回。

第二十一条会议主办部门和效能办会后要加强督促检查,确保会议精神贯彻落实和决策执行。

第六章    附则

第二十二条本办法自发布之日起执行。各学院、各部门自行举办的工作会议可参照本办法执行。

第二十三条本办法由学校党委办公室·校长办公室负责解释。



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